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Mit einer elektronischen Archivierung die innerbetriebliche Effizienz erhöhen

Das Thema der elektronischen Archivierung ist heute nach wie vor in aller Munde und wird in den Medien umfassend diskutiert. Dennoch oder gerade deswegen herrscht vielerorts ein hohes Maß an Unklarheit. Unternehmer sind sich unsicher darüber, ob sie eine solche Lösung einsetzen sollen oder nicht.

Häufig wird dabei der rechtliche Aspekt thematisiert, schließlich sind die Anforderungen an die ordnungsgemäße Archivierung in den einschlägigen Vorschriften (HGB §§ 239 und 257, AO §§ 146, 147 und 200 sowie Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) festgelegt. Das ist jedoch nur eine Sichtweise. Was für die Unternehmen wirklich zählt, aber immer wieder zu wenig beleuchtet wird, ist der Nutzen, den eine elektronische Archivierung für die innerbetriebliche Effizienz bringt.

Eine Untersuchung aus den USA 1) zeigt deutlich die Dimensionen bei Zeitaufwand und Kosten, wenn Dokumente unsachgemäß behandelt werden. Laut dieser Aufstellung gehen 7,5 Prozent Dokumente verloren und weitere 3 Prozent werden falsch archiviert. Das führt dazu, dass Mitarbeiter einen nicht unwesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Suchen, Finden und Lesen von Dokumenten verbringen. Alles in allem entsteht bei falscher Ablage etwa das Fünffache an Kosten im Vergleich zu einem ordnungsgemäßen Vorgang. In dem Fall, dass ein Dokument nicht gefunden wird und rekonstruiert werden muss, steigt der Aufwand sogar auf das Zehnfache an. Hier wird sichtbar, wie wichtig es ist, die Datenflut zu beherrschen, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und schnell und einfach auf Dokumente und Ressourcen zugreifen zu können. Der Aspekt der betrieblichen Effizienz sollte aus unternehmerischer Sicht eine höhere Wertung finden, als nur allein auf die rechtlichen Regelungen zu achten.

Die Lösungen sind am Markt bereits vorhanden, allerdings wird Software viel zu häufig überstürzt eingeführt, ohne vorher die betrieblichen Prozesse zu analysieren. Der zum Erfolg führende – wenn auch längere - Weg beginnt mit einer Analyse, wann welche Dokumente von welchen Abteilungen „angefasst“ und benötigt werden und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten. Erst an Hand dieser Ergebnisse lassen sich Schlussfolgerungen ziehen. Auf dieser Grundlage sollte der Weg zur Auswahl einer Lösung beschritten werden – nicht vorher. Am Ende steht ein An­forderungskatalog mit Kriterien an eine Lösung, die sich optimal an den Bedürfnissen des Unternehmens orientiert. So lässt sich der unangenehme Umstand vermeiden, dass dem Unternehmen eine Lösung „übergestülpt“ wird, statt sie in die bestehenden Prozesse einzupassen. Etablierte Anbieter decken mit ihren Lösungen alle Anforderungen moderner Unternehmen ab. Äußerst intelligente Mechanismen innerhalb der Software erlauben den reibungslosen Fluss der Dokumente durch das Unternehmen und bilden Workflows, wie beispielsweise eine automatische Rechnungseingangsbearbeitung ab. Um der Revisionssicherheit auch hardwareseitig Genüge zu tun, ist eine weitere Lösung notwendig, welche die Dokumentencontainer der Archivsoftware zum Beispiel auf einer Storage sicher und unveränderbar abspeichert. Hier geht der Trend zu kleinen komfortablen Systemen, die auch für den Mittelstand finanzierbar und mit geringstem Aufwand zu betreiben sind.
Als Beispiel sei hier die Lösung TriCSS von Fujitsu genannt, die dazu noch als „TÜViT Trusted Product Security“ zertifiziert 2)  ist. Das Produkt unterstützt natürlich alle etablierten Sys­teme 3).

Eine konzeptionelle Prüfung vor Einführung eines Systems ist also notwendig. Eine darauf aufbauende Lösung führt in ihrer Effizienz zu einer deutlichen Verbesserung der Ablage und schnelleren Auffindbarkeit der Dokumente, zu einer Entlastung der Ressourcen und damit zu einem verbesserten innerbetrieblichen Ablauf. SIGMA Chemnitz GmbH ist ein Dienstleister, der bei solch einer Konzeption, aber auch bei der Einführung eines Systems unterstützend zur Seite steht.

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1)     Association for Information and Image Management International (AIIM) Die „Zehn-Punkte-Liste“ zu Unternehmensdokumenten benennt in Zahlen, was das Dokumenten-Missmanagement konkret für Verluste an Zeit, Ressourcen und Geld bedeutet. Quelle: http://www.jdk.de/de/news/20081219-aiim-warnt-vor-dokumenten-missmanagement-2416/
2)     Vertrauenswürdige IT-Produkte TÜViT Trusted Product Security – TÜV Informationstechnik GmbH, Quelle: http://www.tuvit.de/47353.asp?certstatus=1
3)     Quelle: http://de.fujitsu.com/products/storage/tricss/








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